1. Permohonan informasi ke BIOCert

• Produsen asupan pertanian organik menghubungi BIOCert.
• BIOCert memberikan formulir self assessment, formulir aplikasi pengajuan, skema biaya program Persetujuan Asupan Pertanian Organik.
• BIOCert menjaga kerahasiaan semua informasi yang dikumpulkan dalam proses program Persetujuan Asupan Pertanian organik, termasuk kerahasiaan formula asupan tersebut.

2. Self Assessment

Produsen asupan pertanian organik melakukan self assessment terhadap produksi dan produk yang dihasilkannya.

3. Mengajukan Aplikasi ke BIOCert

Setelah melengkapi formulir aplikasi Persetujuan Asupan Organik dan self assessment, pemohon mengirimkan dokumen tersebut ke BIOCert

4. Kaji Ulang Aplikasi dan Self Assessment

• BIOCert mengkaji aplikasi dan self assessment.
• Berdasarkan kajian terhadap aplikasi dan self assessment, BIOCert memberikan penawaran biaya dan draft perjanjian program Persetujuan Asupan Organik kepada pemohon.
• Verifikasi dilakukan setelah perjanjian program Persetujuan Asupan Organik yang telah ditandatangani oleh pemohon dan pembayaran 60% dari penawaran biaya program tersebut diterima.

5. Verifikasi di unit pengolah

• Inspektor BIOCert melakukan verifikasi ke unit pabrik pengolahan asupan tersebut.
• Contoh produk diambil untuk dianalisis di laboratorium kompeten.
• Inspektor membuat laporan verifikasi. Salinan laporan verifikasi diberikan kepada pemohon.

6. Persetujuan Asupan Organik

• Laporan verifikasi dan hasil analisis produk dikaji oleh tim ahli BIOCert untuk memberikan persetujuan asupan organik.
• BIOCert menerbitkan sertifikat persetujuan asupan organik. 
• Sertifikat persetujuan tersebut berlaku hanya satu tahun dan dapat diperbaharui.       

Bagaimana mengikuti program Inspeksi dan Sertifikasi Sistem Pangan Organik BIOCert?

Tahapan Pengajuan Inspeksi dan Sertifikasi Sistem Pangan Organik:  

1. Produsen-operator mengajukan permohonan sertifikasi ke sektretariat BIOCert berdasarkan jenis produksi organik dan lingkup yang disetujui. BIOCert akan mengirimkan persyaratan untk mendapatkan sertifikasi dilengkapi dengan dokumen-dokumen terkait kepada pemohon, termasuk Formulir Permohonan Sertifikasi.
2. Pemohon mengisi dan mengelengkapi dokumen-dokumen tersebut. Seluruh dokumen tersebut dikirim ke sekretariat BIOCert. Setelah persyaratan administrasi terpenuhi, BIOCert menugaskan inspektor untuk melakukan audit kesesuaian dokumen terhadap standar dan regulasi terkait. Inspektor akan memberitahukan ke pemohon bila terdapat ketidaksesuaian dokumen yang diberikan terhadap standar dan regulasi terkait. Pemohon diberi waktu 14 hari kerja untuk melakukan tindakan koreksi.
3. Inspektor berkunjung ke lahan produksi. Inspektor akan menghubungi dan membuat janji dengan pemohon sebelumnya.
4. Inspektor melakukan inspeksi lahan. Setelah inspeksi, inspektor menyiapkan Laporan Inspeksi ke BIOCert.
5. BIOCert mengirimkan laporan inspeksi ke Komite Sertifikasi BIOCert untuk menentukan kesesuaian dan membuat keputusan sertifikasi.
6. BIOCert menginformasikan ke pemohon mengenai keputusan sertifikasi. Jika disetujui, operator-produsen yang disertifikasi diberikan hak untuk menggunakan tanda BIOCert. Bila masih terdapat ketidaksesuaian, pemohon diberikan kesempatan melakukan perbaikan dalam waktu 90 hari kerja.
7. Jika sertifikasi ditolak, pemohon dapat mengajukan banding ke Governing Board BIOCert untuk meninjau keputusan sertifikasi. Surat naik banding dan informasi tambahan harus diajukan ke BIOCert secara tertulis.

1. Aplikasi ke SCAC
Pemasok/Estate/Asosiasi Produsen/Koperasi yang ingin berpartisipasi dalam program ini mengirimkan aplikasinya ke SCAC (CAFEPrac@starbucks.com). Aplikasi harus mengambarkan rantai pasokan yang lengkap [dari produksi (petani) sampai pengolahan akhir].

2. Prasyarat
Pemasok/Estate/Asosiasi Produsen/Koperasi harus memenuhi prasyarat yaitu :
-   Mutu (contoh yang dikirimkan telah disetujui)
-   Transparansi Keuangan
-   Rantai pemasok sudah ditentukan (seluruh pelaku dalam rantai pasokan sudah diidentifikasi).
Jika prasyarat ini dipenuhi maka pemohon akan diberikan nomor identitas (ID Number) oleh Starbucks (SCAC).

3. Permohonan verifikasi ke BIOCert
Setelah mendapatkan nomor identitas rantai pasokan (ID Number), pemasok/estate/asosiasi produsen/koperasi menghubungi BIOCert untuk mengajukan permohonan untuk diverifikasi dengan melampirkan formulir C.A.F.E. Practices Supplier Application atau surat dari SCAC yang berisikan keterangan bahwa pemohon sudah memenuhi prasyarat yang ditetapkan .

4. Tinjauan Dokumen dan Persiapan
Setelah menerima formulir C.A.F.E. Practices Supplier Application, BIOCert melakukan tinjauan terhadap rantai pasokan untuk menentukan entitas yang akan diverifikasi (menetukan jumlah contoh), lamanya verifikasi dan membuat perkiraan biaya verifikasi.

5. Pengiriman Perkiraan Biaya, Agenda Sementara  dan Perjanjian Program Verifikasi C.A.F.E. Practices
Setelah menerima formulir permohonan verifikasi, BIOCert mengirimkan:
·   Perkiraan biaya verifikasi C.A.F.E. Practices
·   Perjanjian Program Verifikasi C.A.F.E. Practices
Jadwal sementara kegiatan verifikasi C.A.F.E. Practices

6. Penandatangan  Perjanjian Program Verifikasi C.A.F.E. Practices
Setelah menerima surat penawaran, operator menandatangani perjanjian program verifikasi C.A.F.E. Practices di atas materai Rp. 6.000,- dan dikirimkan ke BIOCert. Kemudian kontrak tersebut ditandatangani oleh Direktur Eksekutif BIOCert, dimana salinan kontrak dikirimkan kembali ke operator.

7. Pembayaran Tahap I
Setelah menandatangani perjanjian sertifikasi dan inspeksi, operator perlu membayarkan 60% perkiraan biaya verifikasi.

Biaya verifikasi tergantung besarnya rantai pasokan operator, waktu perjalanan untuk mencapai tempat inspeksi, biaya perjalanan, akomodasi serta konsumsi selama inspeksi. Biaya sertifikasi dan inspeksi dihitung berdasarkan informasi yang terdapat dalam formulir C.A.F.E. Practices Supplier Application atau surat dari SCAC.

8. Verifikasi Lapangan
BIOCert menugaskan verifier untuk melakukan verifikasi berdasarkan C.A.F.E Practices Generic Evaluation Guidelines, Starbucks Coffee Company, 9 November 2004 . Verifikasi dilakukan terhadap seluruh rantai pasokan (pemasok, penggilingan/pengolahan, kelompok tani, petani) dari operator.

9. Penyusunan laporan verifikasi sementara
Setelah kegiatan verifikasi lapangan, verifier membuat laporan verifikasi sementara sehingga verifier bisa melaporkan kesesuaian dan ketidaksesuaian terhadap kriteria CAFÉ Practices.

10. Pertemuan Penutup
Verifier melaporkan hasil laporan sementara ke operator. Laporan berisi mengenai kesesuaian dan ketidaksesuaian terhadap Kriteria C.A.F.E. Practices dari seluruh rantai pasokan. Operator memiliki hak untuk mengklarifikasi terhadap laporan awal yang dibuat verifier.

11. Pembayaran Akhir
BIOCert mengirimkan Surat Tagihan Biaya Verifikasi C.A.F.E. Practices ke operator. Kemudian operator membayar sisa biaya verifikasi sebenarnya.

12. Penyusunan Laporan Akhir
Laporan C.A.F.E. Practices merupakan hasil akhir kegiatan verifikasi secara luas dan mengungkapkan tingkatan kesesuaian dengan C.A.F.E. Practices Generic Evaluation Guidelines.  

Laporan verifikasi berisi secara rinci mengenai penilaian terhadap seluruh rantai pasokan beserta skor-nya. Laporan verifikasi juga berisi gabungan penilaian dari seluruh rantai pemasok yang dievaluasi berdasarkan  C.A.F.E. Practices Generic Evaluation Guidelines.

Semua verifier yang terlibat dalam verifikasi menandatangi pernyataan bebas konflik kepentingan dan kerahasiaan. Laporan verifikasi dibuat untuk setiap entitas yang diverifikasi. 

13. Pengiriman Laporan ke Operator dan Klarifikasi
BIOCert akan mengirimkan laporan verifikasi kepada operator:
· 10 hari kerja setelah verifikasi jika rantai pemasok operator tidak mencakup kelompok tani.
·  20 hari kerja setelah verifikasi jika rantai pemasok operator mencakup kelompok tani.

Operator diberikan waktu 5 hari kerja untuk mempelajari laporan verifikasi dan mengajukan keberatan terhadap laporan verifikasi yang dibuat. Operator yang mengajukan keberatan atas laporan verifikasinya kepada verifier, penyelesaian atas perselisihan ini dilakukan secara informal. Peserta C.A.F.E. Practices bertanggungjawab untuk mengkomunikasikan keberatannya secara tertulis kepada verifier menggunakan F.8.7. Penanganan Perselisihan Hasil Verifikasi C.A.F.E. Practices.

BIOCert akan memberikan jawaban atas keberatan/perselisihan yang terjadi. Jika perselisihan antara BIOCert dengan operator tidak dapat diselesaikan oleh BIOCert  maka BIOCert akan mengajukan perselisihan itu ke SCS. SCS akan mencari penyelesaian dari perselisihan tersebut.

Jika perselisihan tersebut tidak dapat diselesaikan di tingkat SCS. Perselisihan itu akan diajukan ke SCAC secara tertulis kepada administrator C.A.F.E. Practices dan Starbucks C.A.F.E. Practices Review Committee (CAFEprac@starbucks.com).

14. Pengiriman Laporan ke SCAC
Laporan verifikasi harus diterima SCAC dalam :
- 20 hari kerja setelah verifikasi jika pemasok operator tidak mencakup kelompok tani.
- 30 hari kerja setelah verifikasi jika rantai pemasok operator mencakup kelompok tani.

15. Pemberian Status oleh Starbucks
Jika laporan C.A.F.E. Practices diterima oleh Starbucks Coffee Company, pemasok akan menerima email yang mengkonfirmasi bahwa laporan telah diterima.

Starbucks Coffee Company kemudian akan melakukan tinjauan terhadap laporan tersebut untuk menentukan penilaian dan status kepada pemasok. 

Verifier hanya bertanggungjawab untuk memberikan laporan dan menilai berdasarkan kunjungan verifikasi, tidak memberikan status dan tingkat premium.

1. Aplikasi ke Sekretariat 4C

Unit 4C (produsen tunggal/kelompok tani/eksportir) yang ingin berpartisipasi dalam program ini mengirimkan aplikasinya ke Sekretariat 4C. Aplikasi harus mengambarkan rantai pasokan yang lengkap [dari produksi (petani) sampai eksportir].

2. Kesesuaian dengan Prasyarat

Unit 4C harus memenuhi prasyarat yaitu dengan tidak melakukan praktek yang tidak sesuai seperti:

a. bentuk terburuk tentang tenaga kerja anak-anak
b. perbudakan dan tenaga kerja paksa
c.  perdagangan manusia
d. pelarangan keanggotaan dalam perwakilan/persatuan dagang
e. pengusiran paksa tanpa kompensasi yang mencukupi
f.  ketidak-tersediaan pemukiman yang layak untuk pekerja
g. ketidak-tersediaan air minum untuk pekerja
h. penebangan hutan lindung atau perusakan sumber daya alam yang dilindungi Undang-Undang baik Nasional maupun Internasional
i.   penggunaan pestisida terlarang
j.   transaksi immoral dalam bisnis

Selain itu, unit 4C juga harus berkomitmen untuk terus melakukan perbaikan.

3. Permintaan Proposal ke BIOCert

Untuk memasarkan produk kopi yang memenuhi panduan umum masyarakat perkopian, 4C unit harus diverifikasi. Sekretariat 4C mengirimkan permintaan proposal ke lembaga verifikasi 4C yang telah terdaftar. Pemilihan verifier dilakukan oleh Sekretariat 4C berdasarkan proposal yang diajukan.

4. Pengajuan Proposal BIOCert ke Sekretariat 4C

BIOCert mengajukan proposal verifikasi tentang tim verifier, perkiraan waktu dan biaya verifikasi.

5. Kontrak Verifikasi 4C

Jika BIOCert terpilih untuk melakukan verifikasi, sekretariat 4C mengirimkan surat perjanjian verifikasi, kemudian ditandatangani oleh DE BIOCert and dikirim kembali ke Sekretariat 4C

6. Penerimaan Dokumen Verifikasi dari Sekretariat 4C

Sekretariat 4C mengirimkan dokumen verifikasi meliputi:

·  Business Partner Mapping
·  Self Assessment of 4C Unit

7. Review Dokumen Verifikasi

BIOCert mereview dokumen tersebut untuk membuat rencana verifikasi dan penentuan sample yang akan diverifikasi.

8. Pengajuan Rencana Verifikasi ke Sekretariat dan Unit 4C

BIOCert mengajukan jadwal verifikasi yang telah dibuat kepada Sekretariat 4C dan Unit 4C. Unit 4C memperoleh surat pemberitahuan verifikasi. Sampel yang akan diverifikasi hanya akan diinformasikan BIOCert ke Sekretariat 4C.

 9. Permintaan Dokumen Verifikasi ke Unit 4C

BIOCert mengajukan permintaan dokumen yang diperlukan dalam proses verifikasi ke Unit 4C. Dokumen tersebut terdiri dari dokumen yang harus tersedia sebelum dan saat verifikasi.

10. Verifikasi Lapangan

Verifier BIOCert melakukan verifikasi terhadap Unit 4C berdasarkan Common Code for Coffee Community versi 06.09.04 dengan menggunakan 4C Verification Tools versi 06.2007.

11. Pembuatan Laporan Verifikasi

Laporan verifikasi dibuat oleh verifier dengan mengikuti format laporan yang telah ditetapkan sekretariat 4C.

12. Pelaporan Hasil Verifikasi ke Unit 4C

Saat rapat penutupan verifikasi, verifier BIOCert melaporkan hasil verifikasi kepada manajemen Unit 4C.

Laporan verifikasi ditandatangani oleh verifier dan unit 4C. Unit 4C mendapatkan laporan verifikasi.

13. Pengiriman Laporan Verifikasi dan Inter Office Memorandum ke Sekretariat 4C

Laporan verifikasi dan memo antara verifier dengan Sekretariat 4C dikirimkan ke Sekretariat 4C.

Memo antara verifier dan Sekretariat 4C berisi tentang impresi atau kecurigaan yang tidak dilaporkan secara resmi namun dianggap penting. Laporan ini tidak diserahkan ke Unit 4C.

14. Pemberian Status Verifikasi 4C

Pemberian status verifikasi oleh Sekretariat 4C.